上司に自分の取扱説明書を渡す

上司に渡す目的は、大きく3つに整理できます。1つ目は、指示の出し方を合わせてもらうこと。2つ目は、つまずきやすい場面を先に知ってもらうこと。3つ目は、自分が確認や相談をする理由を理解してもらうことです。

どれも「楽をしたい」という話ではなく、仕事の精度と速さにつながる情報です。逆に、目的が曖昧なまま渡すと、読む側は何に反応すればよいか分かりません。 渡す前に、「この文書を読んだ上司に、来週から何を変えてほしいか」を一行で書いてみてください。それが書けない項目は、渡す文書から外して構いません。

お願いを書くときは、交換の形にします。

（要求に見える）急な変更があるときは、理由も一緒に教えてください。
（交換になる）変更の理由と新しい優先順位が分かると、その場で組み替えて着手できます。理由が分からないときは確認に時間を使ってしまうので、そこだけ先にいただけると速いです。

後者は、相手にとって「そうすると仕事が速く進む」という情報になっています。

もう一つの工夫は、自分の側の行動も一緒に書くことです。「確認させてください」だけでなく、「口頭で受けた内容は、要点をメッセージで返します」と書いておくと、上司は自分が負担を負うだけではないと分かります。

以下は、書き方を示すために作った架空の人物「Fさん」（営業企画職・入社5年目）の記入例です。実在の人の文章ではありません。そのまま写さず、自分の仕事の場面に置き換えてください。

いきなり文書を渡すより、1on1で1項目ずつ出すほうが受け取られやすいです。 特に「頼まれ方の希望」は、実際の依頼が発生した直後に話すと具体例つきで伝わります。

切り出し方の例は次のとおりです。「先週いただいた依頼の進め方を振り返っていて、こういう形で頼まれると着手が速いと気づきました。ほかにもいくつか整理してあるので、よければ次回までに見てもらえますか」。 感想を求めすぎず、次回の1on1で一緒に確かめる流れにすると、一度で全部伝えようとしなくて済みます。

文書として渡す場合は、期の変わり目や担当替えのタイミングが自然です。 関係ができる前に渡すと、条件の多い人という印象だけが残ることがあります。

体調・家庭の事情・他のメンバーへの評価は、取扱説明書には載せません。 必要があれば別の場で個別に話す話題です。取扱説明書に混ぜると、文書として共有しにくくなります。

「苦手な人のタイプ」も避けます。書いた瞬間に、誰のことかという読み方をされます。 必要なのは人ではなく場面の記述です。

もう一つ、「評価してほしい点」を混ぜないでください。取扱説明書は、評価の材料として出すものではなく、仕事の進め方の共有です。評価に関わる話は、評価面談の場で別に話すほうが整理されます。

最初から全項目を渡す必要はありません。「動きやすい条件」「負荷が上がる場面」「頼まれ方の希望」を1行ずつ、 合計3行。これだけでも、指示の出し方は変わります。足りなければ聞かれます。

たとえば、次のような3行です（架空の例です）。「期限と目的が先に分かると動きやすいです。／優先順位が途中で入れ替わると、組み直しに時間がかかります。／依頼は、背景と優先順位を一緒にもらえると助かります」。

渡す前に、次の3点を見てください。1つ目は、上司がその行を読んで何をすればよいか分かるか。2つ目は、特定の人や過去の出来事への批判になっていないか。3つ目は、全部で10行以内に収まっているか。

1つでも引っかかる行があれば、書き直すか、削ります。長い文書より、短くて全行が使える文書のほうが、実際に読まれ、1on1の話題にもなりやすいです。

渡して終わりにせず、1か月ほど経ったところで、役に立った行と、反応がなかった行を分けて見直します。反応がなかった行は、書き方が抽象的だった可能性があります。場面に置き換えて書き直すか、削ってください。

上司の側にも「指示の出し方で、やりやすかったこと・やりにくかったこと」を聞いてみると、一方的な共有になりません。職場以外の相手に渡す場合は、恋人・パートナーに渡すや親・家族に渡すのように、必要な項目が変わります。

上司に伝わりにくいのは、自分が当たり前だと思って意識していない動き方です。それを知る手がかりとして、60問の回答から傾向を整理する方法もあります。 Personal Insight Report は、上司向けの接し方のポイントと、そのまま渡せる説明文まで作ります。無料で主要傾向3つと簡易サマリーまで確認でき、完全版は980円（買い切り・税込）です。 書き上がりの形は、全項目公開のサンプルレポートで確認できます。

上司に自分の取扱説明書を渡すのは、失礼になりませんか。

渡し方しだいです。「こうしてください」という要求の形だと重く受け取られやすい一方、「立ち上がりを速くするための共有」として短く渡すと、実務の情報として受け取られやすくなります。いきなり文書で渡さず、1on1で一項目ずつ話す方法もあります。

1on1では、どのくらいの分量を渡せばよいですか。

最初は3行で十分です。「動きやすい条件」「負荷が上がる場面」「頼まれ方の希望」を1行ずつ。足りない部分は、上司から聞かれたときに足してください。

体調やメンタルのことは、取扱説明書に書いてよいですか。

取扱説明書には載せず、必要なら別の場で個別に相談することをおすすめします。取扱説明書は共有しやすい仕事の進め方の文書で、体調に関する情報を混ぜると、扱いが難しくなります。

自分のトリセツの例は、そのまま写して使ってよいですか。

そのまま写さず、自分の場面に置き換えてください。このページの記入例は、書き方を示すために作った架空の人物のもので、実在の人の文章ではありません。自分の仕事で実際に起きた場面に置き換えるほど、上司にとって使える情報になります。

診断の結果を、上司にそのまま見せてもよいですか。

見せることはできますが、詳細なスコアまで見せる必要はありません。Personal Insight Report には相手別（上司向けを含む）の説明文があり、必要な関わり方だけを渡せる作りです。それでも、職場の事情に合わせて、手を入れてから渡すことをおすすめします。診断は採用判断や人事評価に使うものではありません。